Privacystatement The Roots Uitzendbureaus
Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid.

Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

The Roots Uitzendbureaus is gevestigd te Nijmegen aan de Kerkenbos 10-21 en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (Verantwoordelijke in de zin van de Wet Algemene verordening gegevensbescherming).

Technische informatie en cookies
Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het geanonimiseerde Internet Protocol (IP)- adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat  wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

The Roots Uitzendbureaus maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

We kunnen ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.
Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om:

u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert)
u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in)
uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk danwel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.
een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen
voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, abeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving:

NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens
geboortegegevens, leeftijd, geslacht
curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
gegevens over beschikbaarheid en verlof
andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis
Op het moment dat u voor The Roots Uitzendbureaus kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:
nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning
overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
The Roots Uitzendbureaus legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens (kandidaten, flexwerkers, zzp-ers) delen?
The Roots Uitzendbureaus kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ‘Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?’.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. The Roots Uitzendbureaus heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Kandidaten (indien u (nog) niet voor The Roots Uitzendbureaus heeft gewerkt)
Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien u niet voor The Roots Uitzendbureaus heeft gewerkt. U krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat u bij ons staat ingeschreven.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven via Mijn The Roots. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door The Roots Uitzendbureaus. Uw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden). In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor The Roots Uitzendbureaus onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

Indien u voor The Roots Uitzendbureaus werkt/heeft gewerkt
Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor The Roots Uitzendbureaus.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven bij een van onze medewerkers. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door The Roots Uitzendbureaus. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor The Roots Uitzendbureaus onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

The Roots Uitzendbureaus verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties: namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

The Roots Uitzendbureaus kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin The Roots Uitzendbureaus hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. The Roots Uitzendbureaus heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Uw rechten
Inzage en/of wijzigen gegevens
Voor kandidaten, flexwerkers, zzp-ers en zakelijke relaties:
Indien u uw eigen account (Mijn The Roots) heeft, heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV of uw accountgegevens.

Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij The Roots Uitzendbureaus.

Voor overige relaties:
U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe contact opnemen met uw contactpersoon bij The Roots Uitzendbureaus.

Beveiliging
The Roots Uitzendbureaus doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is The Roots Uitzendbureaus met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door The Roots Uitzendbureaus, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via info@TheRoots.network of The Roots Uitzendbureaus t.a.v. afdeling Administratie, Kerkenbos 10-21, 6546 BB Nijmegen. U kunt onze afdeling administratie ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 024-322 66 00.
Wijzigingen
The Roots Uitzendbureaus kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website van The Roots Uitzendbureaus. Deze versie is opgesteld in mei 2018.